Ja tenim aprovat “Arxius 2030. El Pla d’Arxius i Gestió Documental de Catalunya”

El pla es començà a plantejar l’any 2018 quan des del sector professional es va traslladar al Departament de Cultura la necessitat de poder bastir un pla que permetés reflexionar i fer avançar els arxius catalans en el marc d’un nou context tecnològic, jurídic i social. El Departament, mitjançant la Direcció General del Patrimoni Cultural, liderà el procés d’elaboració del Pla d’Arxius i Gestió Documental. Per a formalitzar aquest projecte, s’elaborà l’Acord del Govern pel qual s’aprova iniciar la tramitació del Pla d’Arxius i Gestió Documental de Catalunya. Aquest acord ja definia uns cinc primers eixos de debat, unes fases de treball, la creació de les taules territorials i les taules d’experts i un calendari en el qual s’hauria de tenir enllestit el Pla. El primer calendari preveia finalitzar el Pla a desembre de 2020, malauradament la pandèmia mundial causada per la COVID-19 va alterar aquesta previsió.

L’Acord de Govern també establia que el procés d’elaboració havia de ser participatiu i obert al conjunt de les administracions públiques catalanes als professionals, a les institucions, a les associacions i a les empreses de l’àmbit dels arxius i la gestió de documents, i a la ciutadania en general. Atesa la transversalitat del Pla, l’impuls de l’elaboració anava a càrrec del Departament de Cultura en coordinació amb el Departament de la Presidència i el Departament de Polítiques Digitals i Administració Pública. Internament, es va crear un grup d’impuls del Pla amb representants d’aquests departaments que assegurava la coordinació i el seguiment del Pla. En aquest punt cal dir que una de les figures clau per a l’èxit del projecte ha estat el coordinador del Pla d’Arxius i Gestió Documental, el Sr. Josep Fernandez i Trabal. 

Pel que fa pròpiament al procés d’elaboració del Pla es van organitzar 7 taules territorials obertes a tots els professionals del sector. En les taules, celebrades l’any 2018, hi van participar 237 persones que treballaven als arxius locals, de la Generalitat, de les universitats, de l’església catòlica així com professionals d’empreses privades proveïdores de serveis i docents universitaris. Així mateix, es van organitzar 9 taules d’experts on van ser convidades 99 persones especialistes en cadascun dels àmbits específics de cada taula. Aquests temes van ser:  Els arxius del segle XXI; Els arxivers del segle XXI;  La Indústria dels arxius, la gestió documental i la gestió de dades; Administració electrònica i gestió documental; Accés a la informació i la transparència; La funció social i cultural dels arxius; La projecció dels arxius catalans a l’exterior; El Sistema d’Arxius de Catalunya. 

El resultat dels debats d’aquestes taules va ser sistematitzat i sotmès a consulta pública mitjançant el portal Participa.cat on es van rebre 45 propostes de les quals 17 es van incorporar al Pla d’Arxius i Gestió Documental. Aquest procés va finalitzar amb l’elaboració d’un primer document “Arxius 2030. Pla d’Arxius i Gestió Documental” i el “Pla d’actuacions 2023-2026″ que, com s’explica més endavant, va ser presentat a aprovació del Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental (CNAGD). 

La principal fita d’aquest Pla és esdevenir l’eina mitjançant la qual el Govern ha de fer possible que els arxius i els seus professionals puguin adaptar-se al canvi de paradigma resultant de l’avenç tecnològic (com ara la transformació digital, la intel·ligència artificial) i els canvis que aquest provoca a nivell jurídic en els àmbits del Patrimoni, l’Administració oberta, l’apoderament i l’adquisició de nous drets de la ciutadania. 

Atesa la important envergadura del projecte, el “Pla d’Arxius i Gestió Documental de Catalunya” requereix ser realitzat a través de dos plans d’actuacions quadriennals, un primer pel període 2023-2026 i un segon pel període 2027-2030.

Pel que fa al Pla d’actuació (2023-2026) s’identifiquen 8 eixos estratègics i 80 actuacions que s’han de dur a terme fins a 2025. El compromís del Departament de Cultura és el d’impulsar les actuacions que s’han aprovat del pla i, periòdicament, retre comptes del seu avenç al Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental i a la societat en general.  

Del conjunt de les actuacions previstes en destaca la que es refereix a la  previsió de l’elaboració d’una nova llei d’arxius que ha de venir a evolucionar i posar al dia l’actualment existent. Aquesta actuació serà clau, ja que és a través de la llei com es podran assolir alguns dels canvis estructurals que planteja el pla com ara la Governança del sistema d’arxius. L’estudi de la llei es podrà iniciar ara un cop aprovat el Pla, i en paral·lel als avenços de la nova Llei del Patrimoni Cultural.

Una Governança que es basarà en una clara definició del que ha de ser la futura direcció del sistema d’arxius de Catalunya; de la potenciació del rol i dels mitjans dels òrgans col·legiats del sistema com són el Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental i la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental i, també, l’aposta per vertebrar un sistema de treball en xarxa que permeti ser receptiu a la diversitat social, institucional i cultural del país.

En tot aquest procés una data assenyalada és el dia 12 de juliol de 2022 quan el plenari del CNAGD va aprovar la proposta presentada pel Departament de Cultura “Arxius 2030. Pla d’Arxius i Gestió Documental” que incloïa com s’ha dit el “Pla d’actuació 2023-2026”. Cal assenyalar que l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya votà en contra de l’eix 6 de la proposta del Pla. 

Un cop aprovat el Pla, es va obrir una altra etapa que havia de dur a l’aprovació d’aquesta proposta per part del Govern de la Generalitat de Catalunya. Aquesta fase va comportar l’elaboració d’un seguit de documents interns  imprescindibles per tal que el Govern l’aprovi. Ens referim a la memòria justificativa, la d’impacte econòmic, social i la memòria pressupostària. L’elaboració d’aquestes memòries ja es va iniciar poc abans de l’aprovació del Pla per part del CNAGD. Per aquesta tasca es va poder comptar amb un  professional extern de suport que va participar en les sessions de les taules d’experts com a suport del coordinador del pla i va enllaçar, posteriorment, amb l’elaboració d’aquestes memòries. Es va poder avançar fins a pràcticament enllestir la memòria justificativa, procediment en el qual es va rebre el suport de l’Assessoria Jurídica del Departament de Cultura, i també es va poder deixar pràcticament tancada la Memòria d’impacte econòmic i social. Per a l’elaboració d’aquesta es comptà amb el suport i guiatge de tècniques  de l’Àrea d’Avaluació Econòmica de Polítiques Públiques de la Direcció General de Pressupostos del Departament d’Economia i Hisenda. Tota aquesta tasca es va dur a terme en el darrer quadrimestre de l’any 2022 seguint el calendari previst d’aprovació del pla per a primer de 2023. Ara bé, la memòria amb la qual no es va poder avançar en aquell moment va ser la memòria pressupostària. 

El Pla d’actuacions 2023-2026 implicava un increment de despesa notable per a l’exercici 2023 el que comportava haver de disposar d’un nou pressupost, ja que en la situació de pròrroga pressupostària no es podia acreditar la sostenibilitat del Pla. Com és públic el Parlament de Catalunya va aprovar la  LLEI 2/2023, del 16 de març, de pressupostos de la Generalitat de Catalunya per al 2023 a mitjans de mes de març el que va acabar impactant de forma determinant en el calendari de tramitació i aprovació del Pla d’Arxius i Gestió Documental. Des del Departament de Cultura es va tenir molt present que, per a poder fer efectiu el Pla d’arxius, calia reforçar la plantilla. Així, en paral·lel a la tramitació del Pla s’ha estat treballant en la creació d’un programa temporal. Aquest programa permetrà disposar de 6 places destinades exclusivament a donar compliment a les actuacions aprovades en el Pla: un coordinador/a general que dirigirà l’equip i avaluarà els resultats, i cinc tècnics/ques superiors d’arxiu amb responsabilitats concretes dels diferents eixos del Pla. El programa també ha estat aprovat el dia 1 d’agost de 2023 per Acord de Govern i també des de la Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental s’ha hagut d’elaborar el projecte d’Acord i les corresponents memòries justificatives i econòmiques.

Aquest programa serà per un termini de tres anys que comprendrà el Pla d’actuació (2023-2026). Així doncs, l’equip treballarà sempre a partir dels objectius del Pla i amb uns indicadors clars que s’emmarcaran en el quadre de comandament integral, eina de gestió bàsica per fer el seguiment i retre comptes al CNAGD, com ja s’ha esmentat.

El nucli operatiu per a la implementació de les actuacions serà l’equip del programa, però ja el mateix Pla preveu la participació de tots els professionals del SAC per projectes concrets; així mateix, es té en compte la creació de les taules territorials.      

La previsió de despeses pel Pla d’actuacions 2023-2026 ha estat ajustada segons el pressupost actual aprovat al Departament de Cultura per l’exercici 2023 i aplicant els increments teòrics previstos pels propers exercicis 2024, 2025 i 2026. El Pla d’actuacions 2023-2026 suposa una previsió de despesa total de 73.540.370,17 €. 

La vocació del Pla d’Arxius sempre ha estat ser transversal dins la mateixa organització; destaquem el Projecte de gestió documental 2.0 que serà finançada per la DG d’Administració Digital del Departament de la Presidència gràcies al fons del Pla Next Generation (MRR), juntament amb altres departaments de la Generalitat. 

Per tancar aquest breu article, volem convidar-vos a l’acte de presentació oficial del “Pla d’Arxius i Gestió Documental de Catalunya”, que tindrà lloc el dia 3 de novembre d’enguany, amb el lliurament a  totes i tots els convidats de la seva publicació com a primícia. Disposeu de la informació del Pla d’Arxius i Gestió Documental a: https://cultura.gencat.cat/ca/temes/arxius-i-gestio-documental/sistema-arxius-de-catalunya/pla_arxius-00001/index.html