La caixa d’eines de gestió documental per a l’e-administració i el Repertori de normes legals de l’OPC

El nou paradigma d’administració electrònica sorgit de les lleis 39 i 40/2015 ens ha obligat a l’equip d’arxivers de l’Oficina de Patrimoni Cultural (OPC) de la Diputació de Barcelona a redefinir el sistema de gestió documental que vam projectar arran de la llei d’arxius 10/2001 i en el context de la Xarxa d’Arxius Municipals (XAM), amb la publicació de l’any 2007.

Actualment, la Xarxa d’Arxius Municipals, està formada per 226 arxius municipals d’ajuntaments de la província de Barcelona, assistida per 10 tècnics d’arxiu de l’Oficina de Patrimoni Cultural (dels quals 8 són arxivers itinerants).

La XAM es desplega al territori amb el Programa de Manteniment que assisteix de forma continuada a 144 arxius municipals -de municipis de fins a 10.000 habitants- a través de 8 arxivers itinerants; i amb la Central de Serveis Tècnics, integrada per 82 arxius municipals, amb servei d’arxiu propi, als quals l’OPC ofereix i comparteix recursos i serveis arxivístics.

Atesa la realitat actual, doncs, proposem noves eines de gestió documental i partim de les següents premisses: neutralitat tecnològica, usabilitat per a tots els ajuntaments que assistim l’OPC i transversalitat en el desenvolupament d’aquestes eines en col·laboració amb diferents professionals. Aquests conceptes, però, han d’anar acompanyats del treball en xarxa, l’ADN de la XAM.

Assolir neutralitat, usabilitat i transversalitat en la gestió documental que ens porti més enllà de la tecnologia serà més fàcil si disposem d’estàndards i normes tècniques de referència i d’instruments de consens professional. Ara més que mai, cal definir i contrastar aquestes eines perquè acabin convergint en estàndards.

Per tot això, des de l’OPC posem a l’abast de tothom aquestes eines per establir sinèrgies que portin a consolidar models i que, alhora, facilitin la implantació d’un únic sistema de gestió documental i arxiu en el si de l’Administració local. I ho fem amb la voluntat que es vagin elaborant i perfeccionant noves eines i procediments que han de permetre que des de l’anomenada e-administració els governs locals puguin seguir donant resposta a la creixent demanda de transparència, responsabilitat i disponibilitat de dades i serveis interoperables per part de la ciutadania.

Les eines elaborades o adaptades pels tècnics d’arxiu de l’OPC són les següents:

1. Model de metadades.
2. Quadre de classificació i catàleg de processos/sèries.
3. Calendari d’accés.
4. Calendari de conservació i eliminació.
5. Catàleg de documents essencials.
6. Quadre de tipus documentals.
7. Catàleg de formats.

Cada eina es presenta en un document que conté la definició, els objectius i les funcions, la font, l’estructura de la informació, la metodologia per a la seva aplicació i la presentació pròpiament de l’eina. Amb la voluntat que siguin reutilitzables, les eines es publiquen en dos formats: pdf  i format obert.

Les trobareu a l’enllaç:  https://www.diba.cat/web/opc/publicacions

Tal com anunciàvem al principi també presentem el Repertori de normes legals per als arxius municipals que pretén facilitar l’accés i el coneixement a la legislació que afecta els arxius municipals en particular i als arxius en general.

Es tracta d’una llista de referències, comentaris i remissions a normes d’interès per als arxivers i gestors de documents dels ens locals. Un compendi d’informació organitzat en seixanta-tres temes o matèries que té per finalitat donar suport als professionals facilitant-los la localització dels principals textos legals sobre matèries o temes substancials per a la seva pràctica diària.

En definitiva, esperem que totes aquestes eines siguin útils i facilitin la feina als arxivers i arxiveres en el moment de canvi que ens ha tocat viure.