VI Jornades Tècniques de Gestió Documental i Arxius Portuaris: l’Arxiu del Port de Tarragona

Els passats 21 i 22 de setembre, l’Autoritat Portuària de Ferrol-San Cibrao (Galícia) va celebrar les VI Jornades Tècniques de Gestió Documental i Arxius Portuaris dedicades a la transformació digital i a la innovació. Una oportunitat perfecta per a presentar el Portal Digital, la nova interfície del Port de Tarragona per a facilitar l’obertura dels seus fons, i la seua experiència de difusió a través de les xarxes socials.

Coia Escoda, responsable de l’Arxiu del Port de Tarragona, el primer arxiu portuari de l’Estat espanyol i el primer en obrir al públic (4 de juliol de 1990), comunicà la preocupació que sempre ha tingut aquest arxiu pioner per tenir cura, conservar i difondre els seus fons documentals tot fent un repàs de la seua història a través de les diferents eines que l’arxiu ha tingut al llarg dels anys per a posar aquests fons a l’abast de la ciutadania.

Fins al moment (setembre de 2023), des de la pàgina web es podia accedir, d’una banda, a la documentació textual digitalitzada, a través de la pestanya Arxiu Digital, que contenia aquelles sèries documentals més antigues, com ara les de la Junta Protectora de les Obres del Port (1790-1836), o d’altres, que amb els anys s’ha anat detectant que tenien més interès per a la investigació i la recerca, com és el cas dels registres històrics d’entrada i sortida de vaixells, o les actes de l’organisme Junta d’Obres del Port de Tarragona (precedent més immediat de l’actual Autoritat Portuària de Tarragona).

En total es disposava de 102.250 imatges digitals de totes aquestes sèries documentals que s’han anat incrementant any rere any gràcies a les campanyes de digitalització, ja sigui a través d’empreses proveïdores externes com, darrerament, amb la tasca duta a terme amb equips propis professionals per part del personal de l’Arxiu. L’inconvenient que presentava, però, aquest Arxiu Digital de la web, és que no hi havia cercador, fet que dificultava i alentia la investigació.

D’altra banda, des de la pàgina web també es podia accedir a la Fototeca i fer comandes de fotografies a través del correu. En aquest cas, la interfície del programa emprat ja havia quedat obsoleta i calia renovar-la. És per això que amb un treball coral dut a terme entre el personal de Sistemes d’Informació de l’Autoritat Portuària de Tarragona, l’empresa Maquimpres, que subministra l’aplicatiu Fotoweb, i l’equip de l’Arxiu del Port, des del mes de setembre d’enguany veu la llum el Portal Digital que ha permès agrupar en una única pàgina tots els actius digitals classificats per: fotografies, cartografia i plànols, documents textuals, impresos i cartells, audiovisuals i la Biblioteca digital. En aquest cas, la cerca, a diferència d’aplicatius anteriors, es pot fer per dates, paraules concretes, descriptors topogràfics o temes, a través de tots els actius digitals siguin del format que siguin.

D’aquesta manera, el Port de Tarragona a través del seu Arxiu ha fet, novament, una aposta molt clara per apropar a la ciutadania els fons documentals històrics dels diferents organismes que han gestionat el Port de Tarragona, conservats des de l’any 1790. Una nova eina que va causar goig i interès, no només entre totes les persones assistents a les Jornades sinó també entre diferents arxius, biblioteques i institucions d’arreu del país que, en només uns dies des de la seva publicació, ja han contactat amb l’Arxiu per a consultar documentació, per a demanar informació sobre la part tècnica del Portal Digital o per a felicitar-lo per la iniciativa. 

En aquest objectiu d’obrir els arxius i de posar els fons documentals a l’abast de la ciutadania, són diverses les activitats que s’han anat organitzant per a difondre’ls, com ara tallers, publicacions, exposicions, visites guiades i teatralitzades, etc., i una d’elles ha sigut la presència activa a les xarxes socials.

És per això que, com a tècnica d’arxiu, vaig seguir la ponència parlant de l’experiència de difusió a través de les xarxes socials de l’Arxiu del Port de Tarragona mostrant la importància de treballar en aquesta línia per a un bon desenvolupament de les relacions port-ciutat (arxiu-societat) i per a l’enriquiment del patrimoni cultural.

Així, en l’anàlisi tècnica i estadístic de totes aquestes aplicacions utilitzades a l’Arxiu (Facebook, X -Twitter, Instagram, YouTube i Blogger, de moment), i a partir de diferents casos i exemples, es va destacar la part més emocional que desperta l’experiència d’apropar les fonts originals de la història a la gent i el retorn social que permet la difusió dels fons històrics.

També apuntava, però, la necessitat de fer difusió de forma didàctica de la gestió documental, en l’objectiu d’explicar a les diferents direccions i departaments de les Autoritats Portuàries i a la societat en general, què és l’Arxiu i quines tasques es duen a terme al llarg de tot el cicle de vida dels documents. I és que, malauradament, hi ha un estès desconeixement del que es fa als arxius i del valor i importància de la disciplina arxivística.

Per això plantejava, també, que en aquest treball de difusió caldria tindre present que s’ha d’analitzar i atendre, independentment del tema, l’activitat o l’eina que s’empri, als diferents perfils i interessos del públic (o públics) objectiu al qual vagi dirigit, per tal d’adaptar-lo a ell i poder despertar curiositat i interès al major nombre de persones possible, especialment entre les de les noves generacions.

Les Jornades van concloure amb una taula rodona dedicada a la Innovació com a eina de difusió dels Arxius Portuaris que va estar moderada per la responsable de l’Arxiu portuari tarragoní, Coia Escoda.  

En totes les ponències, d’una manera o d’una altra, tothom va posar sobre la taula la manca de recursos econòmics, humans i tecnològics dels diferents arxius portuaris, i la necessitat d’apostar-hi i invertir-hi pel futur dels Ports i de tot el que d’ells depèn.

Havent pres nota de tot plegat, Jesús Requena, Subdirector de Recursos Humans i Serveis de Ports de l’Estat, anuncià la pròxima trobada l’any vinent a Madrid, on se celebrarà la setena edició de les jornades.