XIè Laboratori d’Arxius Municipals “De la digitalització al servei digital”

Des de fa temps els arxius han experimentat una davallada abrupta de les consultes presencials. Per altra banda, aquests centres han viscut en el darrer lustre un increment agut i constant dels usuaris digitals, tant amb relació a les consultes mitjançant correu electrònics, com per les consultes de catàlegs i inventaris en línia. Amb la pandèmia de COVID19 la necessitat de disposar d’eines que ajudin a oferir un millor servei als nostres usuaris digitals. Cal doncs fer una reflexió i actuar en conseqüència. Amb aquesta voluntat, l’onzena edició del Laboratori d’Arxius Municipals es va proposar donar resposta a un seguit de preguntes que creiem necessàries plantejar:

• Què suposa pels arxius la transformació digital?
• Coneixem els nostres usuaris digitals?
• Per què els nostres catàlegs en línia i portals d’arxiu són poc atractius?
• Realment els usuaris digitals troben allò que busquen?
• Sabem difondre adequadament en un entorn digital?
• Fa anys que digitalitzem digitalitzant, però és suficient? Què podem fer presentar de manera atractiva els nostres instruments de descripció?

Amb aquestes preguntes vàrem estructurar un Laboratori amb el títol “De la digitalització al Servei Digital” i vàrem escollir els perfils professionals que més s’adequaven a cada qüestió. Ara bé, amb un programa científic no n’hi havia prou, calia parlar del format que a causa de la pandèmia havia de ser exclusivament digital. Per sort l’entorn digital ens ha brindat noves oportunitats, com ara que ponents de fora de Catalunya no dubtessin a participar en la jornada. Es van establir connexions des de Santiago de Compostela, Madrid i Hamburg, sense haver de patir per mitjans de transport ni per reserves d’hotel. De la mateixa manera ha permès que assistents d’arreu de l’Estat hagin pogut gaudir per primera vegada del Laboratori d’Arxius Municipals.

L’onzè Laboratori d’Arxius Municipals s’ha estructurat en dos dies, el 19 i 20 de novembre de 2020, trencant amb la tradició de fer l’esdeveniment en un únic dia. Òbviament havíem de tenir en compte que les sessions en streaming, per més satisfactòries que siguin, cansen més que les sessions presencials, d’aquí la necessitat de dividir el Laboratori en dues jornades de 3 hores cadascuna. Trobareu les ponències en aquest enllaç.

Amb relació a les ponències i enllaçant amb les preguntes formulades més amunt, vàrem tenir el plaer de comptar amb José Luis de Vicente, comissari i investigador cultural, qui va obrir la jornada amb el títol “Transformació Digital en l’àmbit cultural”. Immediatament les xarxes van començar a bullir amb el hashtag #11LAM. Tothom va quedar sorprès de les implicacions ètiques i filosòfiques rere la megaestructura de la informació que s’està construint ara mateix, i com la captura, preservació i classificació de la mateixa ens ha conduït un capitalisme de vigilància. Els arxius, com altres sistemes d’informació són una manera de crear poder i ens va oferir un seguit d’exemples sobre aquesta premissa: els cables submarins, Amazon Echo, la Roomba, les bombetes intel·ligents, etc.

Un dels elements a destacar d’aquesta intervenció és la reflexió d’uns dels primers estudiosos de les xarxes telegràfiques. Estem parlant d’Alfred Vail que el 1845 va imaginar com un arxiver del segle XXI podria reconstruir els mecanismes econòmics i socials a partir de les comunicacions telegràfiques a banda i banda de l’Atlàntic, una imatge que ens trasllada a les múltiples iniciatives de preservació del present. José Luis de Vicente tancava la seva brillant ponència amb una reflexió relativa a què i com preservar informació d’un món digital en mutació constant, posant l’exemple de la captura i difusió dels sons dels boscos que ha dut a terme Bernie Krause en el projecte The Great Animal Orchestra.

La segona sessió va consistir en una taula rodona sobre com millorar els portals d’arxiu, moderat per Remei Perpinyà (professora de l’ESAGED). Els participants de la taula eren tres professionals que treballen en ajuntaments de dimensions i recursos diversos: Ana Pazos de l’Arxiu Municipal de Barcelona, Joaquim Daban de l’Arxiu Municipal de Lloret de Mar, i Isaac Álvarez de l’Arxiu Municipal de Castellbisbal. Els tres arxius es caracteritzen per disposar de portals d’arxiu reeixits, oferint serveis efectius amb uns recursos finits. La primera participant, Ana Pazos, va parlar d’un catàleg en línia nou de trinca basat en la tecnologia Media Search, el qual ofereix més de 380.000 descripcions i més de 125.000 digitalitzacions. Més enllà de mostrar les xifres i el seu projecte, Ana Pazos va apuntar la necessitat de fer front al repte que suposa trobar mètodes de comunicació atractius i incloure’ls en els portals d’arxiu. El segon participant, en Quim Daban, va parlar de l’esforç que implica la gestió d’un portal d’arxiu i d’un catàleg en línia, així com explotar les dades de consulta digital a través de Google Analytics. L’Arxiu Municipal de Lloret de Mar pot presumir d’una trajectòria de bona feina que els ha conduït a tenir més de 20.000 consultes digitals l’any. El tercer, l’Isaac Álvarez, va exposar com l’adhesió a Arxius en Línia permet als ajuntaments petits tenir els seus catàlegs en línia, i així obrir per fi el seu arxiu cap a l’usuari extern. Exposades de manera sumària les experiències de cada participant, es va procedir a una bateria de preguntes que es van centrar en la necessitat de disposar d’un Portal d’Arxius de Catalunya, un projecte mancomunat i/o federat, liderat per la Generalitat de Catalunya, a partir del qual tots els arxius que ho volguessin poguessin adherir-s’hi sense perdre la seva pròpia identitat institucional. També es va apuntar com a alternativa disposar d’un catàleg en línia per tota Catalunya on els arxius poguessin publicar els seus instruments de descripció a partir d’un protocol d’intercanvi d’informació comú, similar al protocol OAI-PMH que té Europeana. Entre altres temes, es van exposar diferents iniciatives de participació ciutadana dutes a terme per l’Arxiu Municipal de Lloret de Mar, com ara la pàgina l’escrivà del segle XXI o el Grup d’Amics de l’Arxiu. Per últim es va parla de la necessitat de captar noves franges d’edat elaborant iniciatives que es basessin en els documents audiovisuals, missatges curts i temes que siguin d’interès de la joventut.

La tercera intervenció que va tancar el primer dia de l’onzè Laboratori es va fixar en com estudiar els usuaris digitals, a càrrec d’Antoni Laporte de la consultoria Artimetria. La seva ponència es va centrar en l’assessorament ofert a l’Arxiu Municipal de Barcelona sobre el comportament i els perfils dels usuaris digitals del seu portal d’arxiu, gràcies a les dades extretes de la memòria del 2019. L’estudi de les dades dut a terme pel ponent ha permès detectar exactament els punts a millorar, a través de les següents qüestions, les quals giraven al voltant de si existeix un perfil únic d’usuari digital, o bé quines eines tenim disponibles per fer estudis de consultes digitals, i finalment com podem distingir la repetició i la fidelitat dels usuaris Un dels elements a destacar és l’absoluta absència de plans d’avaluació de públics en els arxius catalans, instruments àmpliament emprats en museus i biblioteques. Abans de fixar qualsevol premissa per oferir millors serveis als usuaris digitals, cal disposar de dades d’avaluació exhaustives i actualitzades. Antoni Laporte, va apuntar que les úniques dades disponibles amb relació a les consultes en línia d’arxius catalans es troben a les Estadístiques Culturals de Catalunya, relatives als arxius del 2013 a 2017. Però es tracten de dades insuficients que cal desglossar per tal d’extreure conclusions que vagin més enllà de la mera evidència relativa al creixement constant dels usuaris digitals que es dóna any rere any.

Ara bé, més enllà de les dades disponibles cal fer també estudis d’evolució de públic i així determinar què volem saber, a qui volem investigar, quines eines utilitzarem, perquè ho volem saber i quins canvis estem disposats a introduir. Cadascuna d’aquestes qüestions es pot desglossar en aspectes concrets com ara la freqüentació, la qual es pot extreure amb el citat Google Analytics. La darrera part de la ponència d’Antoni Laporte es va centrar en estudis existents sobre l’impacte que ha tingut la pandèmia en els arxius, posant com a exemple una iniciativa dels Arxius Nacionals del Regne Unit amb el títol Archives for everyone. Disposeu de la presentació emprada per Antoni Laporte mitjançant aquest enllaç.

La segona jornada del Laboratori va començar amb la ponència de Martin Virtel, periodista de dades i consultor de Datenfreunde. La intervenció d’en Martin va començar amb un terratrèmol emocional: una visualització de dades dels atacs no tripulats a Pakistan del 2004 al 2015. Amb aquest impacte el ponent de manera encertada apuntava que a redós d’una visualització de dades reeixida trobem un component creatiu, gairebé artístic, que ens fa vibrar com a espectador. Certament hi ha visualitzacions altament tecnològiques que exigeixen un gran esforç econòmic i d’aprenentatge. Però les visualitzacions no han de ser necessàriament tecnològiques, com a exemple paradigmàtic ens va mostrar la visualització de dades de la consellera de Montreal, Sue Montgomery, que va representar el temps que parlaven les dones en un Ple Municipal aparentment paritari. Com veureu a la imatge amb la mitja que va teixir durant la sessió: el color vermell representa el temps que ha parlat un home, i en verd el temps que ha parlat una dona.

Un altre exemple de visualització de dades de basada en la creativitat i no en la tecnologia és la de Boon i Caro Sheridan, publicat a la pàgina Data Cuisine, on es pot veure mitjançant gots omplerts de begudes espirituoses el percentatge d’accés a l’aigua per franges de població. També va parlar de la geolocalització de dades mitjançant Instamaps de l’Arxiu Municipal de Girona a partir del Llibre del Sindicat Remença, destacant la ingent feina de sistematització de la informació que hi pot arribar a haver en una visualització. Teniu a la vostra disposició la presentació d’en Martin Virtel farcida d’exemples i d’enllaços actius aquí.

La penúltima sessió la va protagonitzar Beatriz Franco, cap de la Unitat Tècnica de Planificació y Programació Arxivística de la Comunitat de Madrid, una veterana dels esdeveniments arxivístics i que per fi els professionals catalans hem pogut gaudir. Beatriz és també membre executiva del Grup d’Experts de Descripció Arxivística (EGAD) del Consell Internacional d’Arxius (CIA) i com a tal és una gran coneixedora del nou model de descripció Record in Context (RiC). L’objectiu de la intervenció es va centrar a fer una brevíssima introducció sobre RiC i posar en antecedents al públic català, el qual encara no estava familiaritzat en les normes de descripció basades en models d’entitat – relació. Després d’introduir-nos en la gènesi del model, la ponent es va centrar a apuntar tot allò que aportava en comparació amb altres normes de descripció i que suposaria per un futur immediat. Un dels elements més clars és que RiC és la unificació de les quatre normes arxivístiques promogudes pel Consell Internacional d’Arxius (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDIAH, ISDF). Cadascuna d’aquestes normes s’estructuren i es relacionen entre elles amb una finalitat clara, fugir de la descripció en llenguatge natural i encaminar-se fermament cap al llenguatge de marca, facilitant en darrer terme la recuperació d’informació mitjançant la web semàntica. De manera més poètica a Beatriz ho va anomenar “apartarse de las descripciones planas y rígidas y llenarlas de relieve”. L’objectiu de Record in Context és facilitar la recuperació d’informació en un entorn digital. L’arxivera de la Comunitat de Madrid va apuntar que RiC permetrà uniformitzar les descripcions de tal manera que un element susceptible de ser repetit en un sistema arxivístic només aparegui una sola vegada, com ara un agent (terme que rep el productor en el RiC) que intervé en diversos fons i/o documents d’un mateix arxiu o d’altres arxius. Actualment el RiC es troba en una versió revisada (2.0) i també disposa d’una ontologia pròpia (RiC-O) per facilitar les relacions que s’han d’establir entre les entitats.

Una de les novetats aportades per Beatriz al llarg de la sessió és l’existència d’un programa convertidor a RiC-O desenvolupat pels Arxius Nacionals de França el qual està disponible per tothom que vulgui fer les proves pertinents. Si necessiteu consultar alguns conceptes o aprofundir en el tema, us convidem a accedir al resum de la ponència a través d’aquest enllaç.

La darrera sessió dedicada a les estratègies de comunicació digital que haurien de seguir els arxius municipals va ser orquestrada per Pilar Campos, de l’Ajuntament de Barcelona i vocal de comunicació de l’AAC-GD. La taula de debat la constituïen uns participants de luxe: Marta Sáez de l’Agència Catalana de Patrimoni Cultural, Xavier Carmaniu professor de storytelling a l’ESAGED, Arantxa Soroa directora del cèlebre programa de TVE Cachitos de Hierro y Cromo, i tancava el divulgador cultural Miguel Ángel Ruiz a qui coneixereu millor pel seu alter ego de Twitter @elbarroquista. La taula amb un diàleg ràpid i intens va arribar a unes conclusions que qualsevol arxiu municipal pot aplicar amb una mica d’empenta, a continuació en farem un breu resum. En relació a la gestió de les Xarxes Socials cal tenir en compte: abans d’obrir un perfil a una xarxa social és necessari observar què hi fan els seus usuaris; si et limites a una xarxa social estàs limitant les teves possibilitats; els arxius tenen dos punts forts en la comunicació, els continguts visuals i els continguts basats en el storytelling, és a dir, per una banda Instagram i per altra You tube o Tik Tok, però que sigui una xarxa social amb la qual el professional es senti còmode; en les Xarxes Socials cal fugir de la comunicació institucional, o dit d’una altra manera, cal disposar d’un compte propi per l’arxiu, emprant un llenguatge més amè i atractiu pel gran públic.

Amb relació als continguts de les Xarxes cal explicar què s’hi fa als arxius i és quelcom que generaria un gran interès, tot i que es coneix molt poc. Amb relació als formats de comunicació digital es va apuntar que és necessari adaptar-se als nous llenguatges de comunicació, com ara els mems, o fins i tot oferir els continguts a plataformes d’entreteniment com Netflix. Durant el debat es van plantejar algunes preguntes del públic que se centrava en aspectes pràctics com ara si actualment té sentit invertir el migrat pressupost d’un arxiu en exposicions físiques o virtuals. La pregunta va suposar una reflexió de fons que consistia a concebre els usuaris digitals com a usuaris de ple dret, al mateix nivell que els presencials. El debat va tancar amb un debat final centrat en el fet que qualsevol inversió en comunicació i en formació del mateix personal dels arxius és beneficiós a llarg termini.

Per concloure aquesta crònica del “XIè Laboratori d’Arxius Municipal: de la Digitalització al Servei Digital” és necessari esmentar que ha estat tot un èxit, en la seva versió digital. En aquesta edició del LAM hi ha hagut 362 persones inscrites, dels quals s’han arribat a connectar a la vegada 304 persones. Hem de tenir en compte que és un esdeveniment que s’ha dut a terme de manera regular des de fa més de 20 anys amb a càrrec de la Diputació de Barcelona, de l’Ajuntament de Barcelona i de la Generalitat de Catalunya i l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya. Per últim, vull agrair l’esforç del comitè organitzador, així com l’esperit de col·laboració entre les diferents administracions.