XXVIII Jornades d’Arxius Universitaris

Context

La CAU està formada pels tècnics d’arxius de les universitats espanyoles, tant públiques com privades. Fundada el 1994, té com a objectiu millorar la gestió del patrimoni documental dels centres espanyols d’educació superior. Des de l’any 2002, la CAU forma part de la “Comissió Sectorial Crue – Secretaries Generals” en qualitat de grup de treball permanent i, el 2020, es transforma en una xarxa associada a aquesta mateixa comissió sectorial. 

La CAU/Crue també és membre de la Secció d’Arxius d’Universitats i Institucions d’Investigació del Consell Internacional d’Arxius (SUV/ICA), reforçant així la seva presència i col·laboració a nivell internacional.

Compta també amb diversos grups de treball especialitzats en diverses àrees com la identificació, classificació i avaluació de sèries documentals, l’administració electrònica, la formació, el pla estratègic, entre d’altres. Tots ells encapçalats per un coordinador escollit d’entre els propis membres de cada grup. 

Aquesta estructura de col·laboració ha permès que la CAU/Crue tingui un paper cabdal en la preservació i gestió del patrimoni documental de les universitats espanyoles, contribuint al progrés i millora dels arxius universitaris al país.

A través de les Jornades d’Arxius Universitaris, que se celebren anualment des de 1994, la CAU/Crue promou la col·laboració entre els arxius que la conformen, oferint un espai per a la discussió tècnica, la compartició d’experiències, projectes i activitats entre els companys i companyes de la CAU. També serveixen com a plataforma per coordinar activitats que millorin els serveis d’arxiu. Aquestes jornades, molt ben valorades pels arxivers universitaris, són organitzades per una universitat diferent cada any i cada vegada amb una temàtica única. En aquesta ocasió, la 28a edició s’ha celebrat a la Universitat de Cantàbria sota el tema Descripció, valoració i difusió del patrimoni documental universitari: repensant els processos arxivístics.

Desenvolupament i contingut de les Jornades

El primer dia va obrir foc una interessantíssima conferència inaugural, a càrrec de Lluís Esteve Casellas (cap del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions de l’Ajuntament de Girona), qui ens va donar a conèixer de primera mà un model per sistematitzar l’avaluació documental. Davant d’un procés arxivístic tan crític i complex com aquest, la proposta es basa en l’establiment d’uns patrons d’anàlisi funcional que fan de l’avaluació quelcom de més àgil, sistemàtic i transparent. Per concloure, va apuntar que l’anàlisi diplomàtica del document podria ser la base per a futures automatitzacions.

L’endemà va començar amb una no menys interessant ponència de Javier Requejo (Subdirector de l’Arxiu de la “Real Chancillería” de Valladolid ), qui va gosar posar sobre la taula una qüestió que segurament molts col·legues alguna o altra vegada ens hem plantejat: el futur de la nostra professió en el context de les innovacions tecnològiques que automatitzen cada cop més processos, i especialment en el de la intel·ligència artificial. Als arxivers, quin espai i rellevància a les organitzacions ens reserva un futur tan dominat per les tecnologies? El ponent, un cop ens va advertir de les amenaces, va fer afortunadament una crida a la calma. Va sostenir i argumentar que hi ha un terreny exclusiu dels arxivers on no poden arribar, si més no ara per ara, ni informàtics ni intel·ligència no humana: el Context, en el sentit més purament arxivístic del terme. Evidentment, això va obrir la porta a parlar del Record in Context (RiC), com a model conceptual que proposa una nova o si més no més ambiciosa metodologia descriptiva dels nivells intel·lectuals (superiors). Adoptar RiC serà “cruzar el Rubicón” tal com manifestava el ponent, qui situava els arxius nacionals francesos com a probables futurs pioners en aquest sentit. Arribarem per aquesta via a poder parlar en un futur de “archiveros sin documentos”?

La segona jornada acabaria amb la intervenció d’Ana Mª López (Subdirectora General d’Arxius estatals), el focus de la qual es va centrar en la millora de l’accés a les dades gràcies a una aposta renovada per la normalització arxivística, això sí, tot posant alhora l’accent en l’adaptació dels instruments arxivístics (sobretot els de descripció) a les necessitats i característiques del públic usuari potencial. Per tant, de seguida el seu discurs va tenir ressonàncies interrelacionades amb la ponència anterior, ja que va situar el focus sobre el RiC, tot fent un repàs més a fons dels tres valors que contempla: entitats, relacions i atributs.

La tercera i darrera jornada comptà amb el gruix de les intervencions, especialment l’exposició de treballs i experiències d’arxivers universitaris membres de la CAU. Repassem breument els 5 projectes arxivístics que es van posar sobre la taula:

1. La Universitat de les Illes Balears, a càrrec de Miquel Amengual, ens va regalar un recorregut històric pel Fons de la Universitat Lul·liana i literària de Mallorca (1487-1896). Força complet i ric, ha estat objecte de tractament integral fins a la catalogació i digitalització per part de l’equip de professionals d’aquesta Universitat. 
2. Per part de la Universitat de Saragossa, Ana Isabel Gascón, Esther Bentué i Fernando Garín ens van ensenyar un complet projecte de descripció, digitalització i difusió sobre els expedients de dones pioneres d’aquesta Universitat.
3. La Universitat de Navarra, al seu torn, mitjançant la intervenció d’Esther Eslava, va donar a conèixer la línia de treball que han aconseguit trobar per aportar, des de l’arxiu universitari, valor afegit en forma de materials docents, fet que acosta el servei d’arxiu a un públic com el professorat i l’estudiantil, que no sempre és ni de bon tros el més recurrent en l’àmbit universitari.
4. Per part de la Universitat de Cantàbria, Carmen Mª Alonso i Marco Pérez van descriure el projecte de treball i recerca documental a un nivell de detall tan concret (nivell de complement documental) com el d’una primera catalogació de tipografies i marques d’aigua a partir de la tipologia documental de les factures. 
5. Finalment, l’Arxiu de la Universitat d’Alacant, amb Emilio Rosillo al capdavant, ens va exposar com s’ha arribat a constituir la Memòria LGTBIQ a Alacant, en el marc de l’Arxiu de la Memòria de la mateixa Universitat. Un projecte de notable volada que ultrapassa l’àmbit universitari.

Al marge d’aquestes intervencions, també vam poder comptar amb l’experiència de treball de José Ramón López al Servei d’Arxius de Galícia en relació amb la identificació, classificació i valoració arxivística en el context digital, així com amb la conferència en línia de la Presidenta de l’Associació d’Arxivers d’Andalusia, Noemí Belmonte, en relació amb les línies de treball de COP Valora pel que fa a l’avaluació.

Val a dir també que durant les Jornades es dugué a terme l’Assemblea anual de la CAU, un moment clau per planificar l’organització, el funcionament i les activitats futures. A més de fer el seguiment dels objectius fixats, es presenten els informes anuals dels grups de treball. En aquests informes, els responsables resumeixen les activitats dels seus respectius grups durant l’últim any. Durant l’Assemblea, es brinda l’oportunitat d’obrir un debat obert, permetent als assistents compartir inquietuds i proposar nous reptes per al futur.

Un cop finalitzades les Jornades, el Comitè Executiu és l’encarregat de presentar una proposta de conclusions, que comparteixen amb tots els assistents per tal de poder aportar-hi comentaris o observacions. En aquesta edició, les conclusions presentades destaquen la importància de l’avaluació en el tractament arxivístic, aquest procés d’anàlisi profund de la documentació és essencial per conèixer la institució i generar coneixement estratègic per garantir la preservació de la memòria.

Atès l’enorme augment dels documents electrònics i del gran volum de dades a gestionar es posà en relleu la utilització de patrons per part dels arxivers per poder assumir aquest procés arxivístic i assegurar una bona gestió documental. A més, es destaca la rellevància de l’avaluació, especialment en la identificació i gestió del valor primari dels documents, vinculant-ho amb la presa de decisions en els sistemes de gestió de la informació.

Davant dels profunds canvis que el desenvolupament tecnològic i la transformació digital representen per a la nostra professió, s’insta als professionals dels arxius a oferir un servei distintiu i especialitzat aportant un valor afegit com a gestors del context de la informació i dels documents, adaptant-nos a les necessitats dels usuaris i aprofitant models conceptuals com Record in Context (RIC).

També es posa de manifest la importància de difondre el patrimoni documental d’una manera accessible i comprensible per al públic en general, suggerint enfocaments que prioritzen la descripció i les relacions entre dades rellevants en lloc de la rigidesa jeràrquica.

Finalment, es destaca la importància de la normalització arxivística en totes les fases del cicle de vida dels documents, utilitzant estàndards internacionals i models conceptuals multientitat i multinivell del Consell Internacional d’Arxius per facilitar la comprensió, l’accés i l’intercanvi d’informació entre institucions.

Valoració personal dels autors

En tant que assistents, en qualitat d’arxivers en general i arxivers universitaris en particular, valorem molt positivament l’assistència i participació en aquests fòrums de treball. El plantejament de les trobades anuals com aquesta darrera a Santander, en què a banda del contingut tècnic i protocol·lari mai no falten espais de distensió per afavorir el contacte interpersonal, així com ara visites culturals i turístiques, estableix les condicions ideals que fan de les jornades una valuosa oportunitat per teixir complicitats i marcs de col·laboració entre professionals d’arreu de l’Estat. No cal dir que els reptes i les incerteses van de la mà i acostumen a ser comuns, però el que canvia és en molts casos són les estratègies per fer-hi front. Conèixer-les de primera mà convida a contextualitzar les que un mateix aplica a casa seva, a matisar-les, a enriquir-les o tal vegada a posar-les en dubte. Sempre, és clar, amb el propòsit d’anar-les millorant. Sortosament, entre els arxivers, estem convençuts que també van de la mà les ganes i compromís amb la nostra professió. I això, quan és compartit i posat en comú amb els i les col·legues, d’alguna manera es renova i s’intensifica quan s’evidencia que formem part d’un col·lectiu que treballa en la mateixa direcció.