ArxiRuta: Arxiu Central del Districte Administratiu

Presentació

L’Arxiu Central del Districte Administratiu (ADA) es troba al carrer del Foc, 57, de Barcelona. La titularitat i gestió correspon a la Generalitat de Catalunya, a través del Departament d’Economia i Finances i la direcció recau en la Lluïsa Rodríguez Muñoz.

Història

L’arxiu es crea arran de la publicació del Decret 1/2020, de 8 de gener, de creació de la Gerència de Serveis Comuns de la primera fase del Districte Administratiu de la Generalitat de Catalunya a Barcelona. Tanmateix, el seu projecte arrenca de temps enrere, quan el 2013 el Govern va impulsar una política de racionalització del patrimoni immobiliari i va decidir unificar les dependències d’algunes conselleries. L’objectiu era aconseguir un estalvi en els lloguers dels edificis i una optimització d’espais d’acord amb criteris de sostenibilitat i eficiència energètica. Les aleshores conselleries de la Vicepresidència i d’Economia i Hisenda, la de Justícia, la de Polítiques Digitals i Administració Pública i algunes unitats i ens de la conselleria d’Empresa i Coneixement, fins llavors repartides per diferents immobles del centre de la ciutat, foren les escollides per ocupar l’anomenat Districte Administratiu, un dels complexos d’oficines més grans d’Europa, amb una superfície construïda de 46.000 m² i una capacitat per a 2.600 persones treballadores.

L’agrupació multidepartamental va comportar també la unificació de part de l’arxiu físic dels tres departaments, ens i unitats administratives en un únic centre: l’Arxiu Central del Districte Administratiu. El nou arxiu centralitzaria la gestió del préstec i la consulta de la documentació transferida i s’encarregaria de les polítiques de disposició per tal que els arxius departamentals poguessin centrar-se en el desplegament de l’administració electrònica. 

L’activitat de l’arxiu i el pla de trasllats de documentació als nous dipòsits arrencaren a principis del mes de febrer de 2020. Tanmateix, un mes més tard, l’esclat de la pandèmia obligava a la suspensió de l’operativa. Els trasllats no es van reprendre fins als primers dies del mes de maig  i avançaren a bon ritme, de manera que, a inicis del mes d’octubre, els 11.176,20 m/l de documentació a ingressar ja estaven als dipòsits. 

Amb anterioritat al trasllat a l’Arxiu Central del Districte Administratiu, la documentació es conservava en les seus i dipòsits documentals de les conselleries, organitzada d’acord amb les directrius i els instruments del sistema de gestió documental corporatiu de la Generalitat de Catalunya.

Fons documentals

Inicialment, l’arxiu custodiava els fons d’arxiu resultants de l’activitat i àmbits de competència dels departaments d’Economia i Finances (1907-2021), Justícia (1910-2021), Polítiques Digitals i Administracions Públiques (1976-2021), la Direcció General d’Energia, Seguretat Industrial i Seguretat Minera (1854-2021) del departament d’Empresa i Treball i tres empreses públiques: el Centre d’Iniciatives per a la Reinserció (CIRE) (1989-2020), adscrit al departament de Justícia, l’Agència Catalana del Consum (1984-2021), adscrita al departament d’Empresa i Treball i l’Institut Català d’Energia (ICAEN) (1965-2020), adscrit al departament d’Empresa i en l’actualitat, al departament d’Acció Climàtica, Alimentació i Agenda Rural.

En dates recents, també s’ha incorporat el nou departament d’Igualtat i Feminismes.

La diversitat de fons que conserva l’arxiu possibiliten un ventall de recerques molt ampli: associacionisme, memòria històrica, obres públiques, estructures econòmiques, institucions, política, sociologia, joc, mineria, energies renovables, explotacions petrolieres, aigües termals… 

La documentació més antiga correspon a un expedient d’aigües subterrànies del Servei d’Investigació i Recursos Minerals del departament d’Empresa, datat l’any 1854.

Personal

L’Arxiu Central del Districte Administratiu està adscrit al Servei a les Persones i Organització Documental de la Gerència de Serveis Comuns. L’equip de l’arxiu està compost per setze persones. A banda del cap de servei (que també és arxiver), l’equip està dirigit per la cap de Secció d’Organització Documental i hi formen part dues arxiveres més, cinc auxiliars administratius, quatre persones subalternes i quatre ajudants d’ofici. Ocasionalment, també  compta amb la col·laboració de becaris de l’ESAGED, que realitzen pràctiques a l’arxiu.

Edifici

L’arxiu s’ubica dins del complex del Districte Administratiu, una construcció de nova planta, situada al barri de La Marina del Port. L’Estudi d’Arquitectura Batlle i Roig és el responsable del projecte arquitectònic i l’adequació dels interiors. És un edifici d’avantguarda que disposa de la màxima certificació energètica i és el primer a tot l’Estat espanyol certificat pel benestar i confort que proporciona als ocupants.

L’arxiu compta amb una superfície construïda útil de 14.092,79 m/l distribuïda en quatre dipòsits, dos per cadascun dels edificis, amb una ocupació actual de 10.857,1 m/l. Dintre d’aquest conjunt, destaca pel seu volum la documentació textual, però també és considerable el volum que custodia de fotografies, de documents sonors i d’audiovisuals.

Els dipòsits d’arxiu estan dotats d’un sistema de climatització integral, que assegura una conservació perfecta de la documentació en paper. 

Serveis

L’arxiu aplica i manté els elements del sistema de gestió de la documentació administrativa de la Generalitat de Catalunya, en coordinació amb els equips de gestió documental dels departaments residents al Districte Administratiu. Les persones usuàries de l’arxiu són les que treballen a les dependències del recinte. 

Pel que fa als projectes de gestió documental, l’arxiu treballa de manera coordinada amb els equips dels arxius departamentals que tenen la seva seu al Districte Administratiu. Igualment, col·labora tècnicament amb els arxius de les delegacions de la Generalitat. A nivell intern, participa en les reunions del GTM operatiu del departament d’Economia i Finances. 

Peculiaritats

La peculiaritat d’aquest arxiu és que, a l’igual que els arxius de les delegacions territorials de Girona i Terres de l’Ebre, participa d’un nou model organitzatiu i funcional on s’intenta que les unitats administratives treballin amb el mínim paper possible i sigui l’arxiu qui aculli la documentació en fase de tramitació. La nostra peculiaritat rau en que tenim els equips dels arxius centrals en el mateix edifici, arribant a enteses, i de vegades, debatent sobre aspectes de la gestió.

Visió Professió

La pandèmia ha posat sobre la taula la necessària transformació del model organitzatiu de l’administració, on les persones han d’assolir tot el protagonisme. La nostra professió no està al marge d’aquesta necessitat de canvi. Cal pensar en un nou context on els arxius participin d’una nova manera de fer i d’entendre el servei públic, d’activar dinàmiques noves que ens permetin un diàleg més fluid amb la ciutadania facilitant l’accés a la informació que custodiem als nostres centres.