ArxiRuta: Arxiu General de la Diputació de Tarragona

Presentació

L’Arxiu General de la Diputació de Tarragona (AGDT) es troba ubicat al carrer Vila-seca, 28, de la Canonja. La titularitat i gestió correspon a la mateixa Diputació de Tarragona, orgànicament depèn de la Secretaria General i el seu director és Sergi Borrallo Llauradó.

Història

La creació de l’Arxiu de la Diputació de Tarragona està directament lligada al naixement de la mateixa institució. A Tarragona, es va constituir una primera Diputació Provincial l’any 1822, de la que en fou president Jacobo Gil de Avalle. Posteriorment, i en compliment del Reial Decret de 25 de setembre de1835, el governador civil de la província convocà eleccions, i la nova constitució provincial es feia pública en el Butlletí Oficial de 26 de gener de 1836. La primera sessió de la nounada institució va tenir lloc el 2 de març següent. Amb el temps, la nova corporació tarragonina va anar ampliant competències i desenvolupant una capacitat operativa cada cop més gran que es va traduir en un lògic augment de la producció documental. La necessitat de comptar amb una dependència que custodiés aquesta ingent producció i la conservés amb un ordre coherent, va precipitar la creació de l’arxiu central.

Està documentada l’existència de l’Arxiver de la Diputació, des de l’any 1866, ja que apareix en els pressupostos de la Corporació. Arran de la Llei Orgànica de 20 d’agost de 1870, la Corporació va publicar un Reglament en què dedicava uns capítols al Registre i a l’Arxiu. Pel que fa a l’Arxiu, designava un cap orgànic per a l’Arxiu, establia un calendari de transferències, regulava l’accés als fons i el dotava de biblioteca auxiliar. Podem afirmar, doncs, que des del darrer terç del segle XIX, la Diputació de Tarragona ja comptava amb un Arxiu central, reflectit en els seus inventaris de béns, i que reservava, per a aquesta dependència, una plaça en la seva plantilla de personal. El 1879 es va dotar l’Arxiu de mobiliari i noves prestatgeries per encabir la quantitat d’expedients.

Durant el segle XIX, l’Arxiver Provincial, a més de la gestió de l’Arxiu, també donava suport a la figura del governador civil. Aquesta multiplicitat de funcions provocà algunes queixes sobre el desordre de l’Arxiu. El primer procediment de provisió formal per a la plaça d’Arxiver-Bibliotecari, el trobem el 1906.

L’any 1945, l’Arxiu Provincial va coordinar amb els municipis de la seva demarcació l’elaboració d’un cens sobre documentació antiga dels municipis que es va realitzar a escala nacional, i el 1961, es proposava que instaurés un premi de 5.000.- pta. per a l’arxiu millor ordenat de la província, etc.

El 1964, sota la presidència d’Antoni Soler Morey, es va emprendre una nova reestructuració administrativa que va dotar l’Arxiu d’unes dependències que asseguraren la bona conservació de la documentació, una classificació orgànica-cronològica adequada per a la localització, i personal especialitzat per a la custòdia i el règim de consulta. El 1979, comptava amb 8.600 unitats documentals, horari obert al públic, i també servei de reprografia. L’any 1994, gairebé doblava aquest nombre d’unitats, i les disposava en més de 2.000 metres lineals de prestatgeria, etc.

L’any 1997 s’adoptà l’acord de traslladar els fons documentals històrics de més de 30 anys, a les dependències del carrer Santa Anna, 8, de Tarragona, seu actual del Museu d’Art Modern i, anteriorment, de l’Institut d’Estudis Tarraconenses “Ramon Berenguer IV”.

El 5 de març de 2001 s’aprovà el Reglament de l’Arxiu que redefinia l’estructura arxivística de la Corporació, establint, per una banda, els Arxius de Gestió, i per l’altra l’Arxiu General, format per l’Arxiu Administratiu i l’Arxiu Històric.

L’any 2013, l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona es va traslladar al municipi de la Canonja, en una nau ubicada al C. de Vila-seca, 28. El trasllat va permetre la unificació de tots els fons documentals de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona que es trobaven dispersos. Aquest any hem celebrat el desè aniversari de la nova seu.

Fons documentals

L’AGDT conserva una quinzena de fons i diverses col·leccions. Evidentment, el fons documental principal, més extens i rellevant per als investigadors és el de la Diputació de Tarragona (1822-), en destaquem les actes, el Butlletí Oficial de la Província, la construcció de la xarxa de camins veïnals i carreteres provincials, els plànols del cadastre de rústega, l’assistència tècnica en projectes d’arquitectura i enginyeria i la cooperació municipal i comarcal, per exemple a través del PAM (Pla d’Acció Municipal).

L’Arxiu custodia i gestiona també els fons dels seus organismes autònoms: L’Institut d’Estudis Tarraconenses “Ramon Berenguer IV” (1952-1997), el Patronat Taller Escoles d’Art (1946-2011), el Patronat Escoles de Música i Conservatoris (1974-2011), el Patronat de Turisme (1986-), amb les marques Costa Daurada i Terres de l’Ebre, l’organisme autònom de Recaptació de Tributs (1986-1995), BASE-Gestió d’Ingressos (1995-), l’Organisme Autònom per a la Societat de la Informació (2000-2011) i l’Organisme Autònom per al Desenvolupament Local (2007-2011).

Destaquem els fons d’organismes d’àmbit provincial com la Comissaria Delegada de Tarragona de laMancomunitat de Catalunya (1936-1941), la Comisión Mixta de Reclutamiento (1840-1974), la Junta Provincial de la Beneficència (1847-1986), la Junta Provincial del Cens Electoral (1871-1977) i el Servicio Nacional de Regiones Devastadas y Reparaciones a Tarragona (1939-1950).

Una altra agrupació dels fons documentals és el de Patronats i Fundacions externes amb participació de la Diputació de Tarragona. Aquí trobem el Consorci del Teatre Fortuny (1982-1996), el Patronat del Castell d’Escornalbou (1983-1994), la Fundació Pública Residència Jaume I (1983-1995), el Patronat Fundació Residència Conca de Barberà (1985- 1993) i l’Ens per al Cessament Agrari (1994-2010).

Pel que fa a fons aliens a la Diputació es custodien 5 llibres del Consell Municipal de la Secuita (1657-1877), el fons Francisco Almagro (1883-1992), el fons musical Mossèn Ritort i Faus (1905-1955) i elrecent incorporat fons del grafista Vidal de Blas, Guigui.

El fons d’imatges conté la col·lecció protocol·lària de la Diputació (1950-), la col·lecció de l’Institut d’Estudis Tarraconenses “Ramon Berenguer IV” (1915-1991), la col·lecció del Patronat de Turisme (1987-2003) i la col·lecció del Museu d’Art Modern (1906-1996) que inclou el fons antic de Diputació produït pels fotògrafs Hermenegild Vallvé Vilallonga, Ramon Segú Chinchilla i Pere Català Pic.

Finalment, trobem les col·leccions de butlletins oficials, de documents digitalitzats i la biblioteca i l’hemeroteca auxiliar.

Personal

L’AGDT disposa de 7 persones, quatre dones i tres homes. Un tècnic superior que exerceix d’Arxiver general, una tècnica mitjana, tres tècnics auxiliars, un auxiliar tècnic i una auxiliar administrativa.

Edifici

L’Arxiu General de la Diputació de Tarragona es troba ubicat actualment en una nau industrial amb capacitat per a 6.000 m/l. Consta de 6 dipòsits, dos equipats amb prestatgeria compacta i perfectament climatitzats i els altres quatre amb prestatgeria oberta i amb control d’humitat. Disposa d’una sala de tractaments especials per a la desinfecció i una sala de consulta amb tres punts de treball.

Serveis

S’ofereixen els serveis de consulta presencial en sala [des de la pandèmia es recomana demanar cita prèvia, consulta en línia a través del nostre portal web, préstec al personal intern, servei de referència i assessorament, reproducció, compulsa de documents i còpies digitals, biblioteca i hemeroteca auxiliars i visites guiades al públic en general i didàctiques a alumnes.

Pel que fa a l’àmbit de difusió, disposem del butlletí cultural informatiu BOLDUC, la línia de publicacions de l’Arxiu anomenada Col·lecció El Saurí i el projecte de difusió del fons d’imatges L’Àlbum de l’Arxiu.

L’AGDT es troba present a la xarxa dins de l’espai web corporatiu https://www.dipta.cat/temes/arxiu-general, no disposa de xarxes socials pròpies, però es difonen les notícies de l’Arxiu als canals de la Diputació de Tarragona de Twitter, Instagram, Facebook i YouTube.

Gestió documental

La Diputació de Tarragona, en els últims anys, ha fet un salt endavant en la implantació de l’Administració Electrònica. El grup de treball format per Secretaria, TIC i Arxiu ha liderat els projectes interns per tal de transformar els procediments i tràmits administratius en electrònics, intentant simplificar-los i aplicar la corresponent reenginyeria.

L’any 2022 s’ha dissenyat el Model de Gestió del Document Electrònic (MGDE) que ens permet establir les línies mestres de la gestió documental organitzativa i marcar el full de ruta a seguir per a completar la implantació electrònica total. L’aprovació del model comporta l’aprovació d’altres polítiques com la de gestió documental.

A més de la participació en el grup de treball, l’Arxiu lidera la gestió documental corporativa sota el paraigua de la Secretaria General de la qual depèn orgànicament. L’elaboració d’instruments com el quadre de classificació, el quadre d’accés, el calendari de conservació i eliminació o l’esquema de metadades han permès millorar la gestió documental. Sense oblidar altres tasques com la codificació de procediments, tràmits, formularis, documents i dades de l’organització, el disseny de formularis web, l’elaboració d’anàlisis documentals i les auditories d’expedients.

A nivell extern, cal destacar la plataforma de serveis ACTIO que ofereix el Servei d’Assistència Municipal (SAM) de la Diputació de Tarragona adreçada a la tramitació electrònica dels ens locals i que utilitza diferents eines corporatives.

Peculiaritats

L’Arxiu General de la Diputació de Tarragona conté els documents de l’ens provincial dels últims 200 anys, això permet analitzar diverses etapes històriques com la restauració, les guerres carlines, les etapes republicanes, la Guerra Civil, etc. Un fons molt rellevant és el de la Beneficència Provincial, que ha conservat la majoria d’expedients i registres dels nens i nenes orfes i que tot i ser d’accés restringit, es consulta sovint per les persones interessades.

L’AGDT compta amb un equip jove que gestiona i custodia els fons històrics per tal de facilitar l’accés a la ciutadania. Tanmateix, gran part dels recursos humans s’estan centrant en tasques de gestió documental de les dades electròniques que han de formar el futur arxiu electrònic. Aquesta dualitat queda reflectida en el vídeo de presentació de l’Arxiu: https://www.youtube.com/watch?v=_vjCWrPP96U

Visió Professió

L’opinió personal de Sergi Borrallo, director de l’Arxiu, és que la situació de l’arxivística és bona. Si mirem enrere, ens adonarem que en les últimes dècades el sector ha aconseguit moltíssimes fites que han millorat les condicions de treball i el reconeixement de la professió. Començant per l’estat de neteja i ordre dels arxius, com la regulació normativa, la creació d’un sistema arxivístic, la formació especialitzada, la participació en comissions de treball transversals, etc.

No obstant això, res és perfecte, i calen millorar moltes coses. La Llei d’Arxius necessita adaptar-se a la realitat actual. El Sistema d’Arxius de Catalunya ha de quedar ben definit. La direcció del SAC ha de liderar i acompanyar molts centres que es troben desemparats. El model ha de tenir en compte les diverses administracions territorials i les competències que tenen i alinear-se per tal d’aprofitar els recursos. La manca d’una titulació arxivística produeix moltes incoherències i problemes per a la selecció de professionals. I, finalment, molts arxius encara tenen avui dia manca de recursos, fet que caldria solucionar.