ArxiRuta: Arxiu Municipal de Sant Andreu de la Barca

28 desembre, 2020 - Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona)

Avui visitem un arxiu amb pocs recursos que ha participat activament en la implementació de l’Administració electrònica

Presentació

L’Arxiu Municipal de Sant Andreu de la Barca (AMSAB) es troba a la plaça de l’Ajuntament, 1, de la mateixa localitat. La titularitat i gestió correspon al propi Ajuntament i la seva responsable és Mercè Aymerich i Boltà.

Façana de l’Ajuntament on es troba ubicat l’Arxiu Municipal

Història

L’Arxiu Municipal es crea l’any 1995. El primer arxiver de l’Ajuntament de Sant Andreu de la Barca es va incorporar amb l’objectiu de posar ordre al caos i donar solucions a la situació de col·lapse, pel que fa a la documentació que s’havia produït a les oficines.

Trobem, però, referències de l’existència de l’arxiu ja en les actes de 1871 on s’explica que arran d’un incendi a la Casa Consistorial dos anys abans, l’11 de març a la matinada s’havien perdut molts documents.  La següent referència de l’existència de l’arxiu no es produeix fins el 1939, amb l’arribada del nou secretari que defineix l’estat de l’arxiu com a deplorable.

L’Arxiu es va ubicar a l’antiga presó situada a l’edifici de l’antic Ajuntament. L’espai que es disposava per dipòsit era del tot insuficient i no reunia les condicions òptimes per a la conservació de la documentació. L’any 1997 l’Arxiu es va traslladar a les dependències de l’antic correus situades al carrer de l’Església. Tot i aquest nou emplaçament l’Arxiu continuava sense comptar amb unes bones condicions. L’any 1998 i amb l’adquisició d’un nou edifici per part de l’Ajuntament, l’Arxiu es va traslladar a les actuals dependències.

El Sistema Arxivístic Municipal està format pels arxius d’oficina o de gestió que custodien la documentació en fase activa i que transfereixen la documentació al propi Arxiu Municipal.

Dipòsit documental de l’Arxiu Municipal

Fons documentals

L’Arxiu custodia 31 fons documentals. El fons del propi Ajuntament i d’una empresa pública, quatre fons públics no municipals i 25 fons privats. Aquests darrers estan pendent de revisió. Molts d’aquests fons privats tenen poc volum documental però no per això són menys representatius per la població.

Entre els fons privats destacarien el fons de Bonaventura Pedemonte (1891-1954) i el fons de Can Sunyer (1632-1966). El primer es tracta del fons personal del farmacèutic i historiador conegut pel seu llibre “Notes per a la Història de la Baronia de Castellvell de Rosanes del 1927, on repassa la història de Martorell, Abrera, Castellví de Rosanes, Castellbisbal, Sant Andreu de la Barca i Sant Esteve Sesrovires. El fons de Can Sunyer, recuperat recentment per l’arxiu municipal arran de la recent adquisició de la finca per part de l’Ajuntament, ens permet veure l’evolució patrimonial d’una de les famílies més influents del Baix Llobregat Nord.

Pel que fa als documents més antics, a nivell municipal destaca el “Llibre dels jurats” format per 5 volums que van de 1592 a 1712.  Són el símbol del municipalisme de Sant Andreu de la Barca durant l’època medieval i moderna amb el recull de les decisions del Consell, obligacions i deures atorgat per la baronia de Castellví de Rosanes, despeses, etc. Un recull informatiu que no ha estat estudiat a fons. També destaca el  “Llibre del Reial Cadastre del poble de Sant Andreu de la Barca” (1762-1792). Pel que fa als fons privats conserven pergamins dels segles XVI-XVII del fons Patrimonial Salabert-Archs.

Llibre dels jurats de Sant Andreu de la Barca (1592)

Personal

El personal de l’Arxiu Municipal de Sant Andreu de la Barca es redueix a una tècnica d’arxiu.

Edifici

L’arxiu està situat a l’edifici de l’Ajuntament, un edifici modern pensat per acollir unes oficines privades però que finalment es va convertir en Ajuntament. Disposa de dos dipòsits, el primer per als documents de conservació permanent i l’altre com Arxiu Intermedi. Tenen capacitat per custodiar 625 metres lineals de documentació. El dipòsit de conservació de documentació històrica està equipat amb aparells de climatització, en canvi, l’altre no.

Serveis

Els principals serveis que ofereix l’Arxiu Municipal són la consulta de documentació interna i externa, activitats de difusió a demanda, orientació en les recerques històriques, orientació i col·laboració amb les entitats locals en projectes expositius.

Aquests serveis van adreçats a tot el conjunt de la població. Pel que fa a activitats de difusió, com que es fan a demanda, estan adaptades als diferents col·lectius (escolars, culturals, participació en rutes històriques).

L’Arxiu Municipal no disposa de web propi, utilitza el web de l’Ajuntament. I de moment, mentre no disposi de més personal, no pot plantejar-se disposar de xarxes socials.

Donació del fons personal de la mestra Catalina Moncanut

Gestió documental

El nivell d’implantació de l’Administració electrònica a l’Ajuntament de Sant Andreu de la Barca és total, malgrat que hi ha molts aspectes a millorar. Partint de l’obligatorietat que establia la Llei 39/2015, es va fer el salt definitiu a tots els departaments a partir del 2 d’octubre de 2016. Amb anterioritat la gestió electrònica afectava molt pocs tràmits, com la gestió de factures. Això va comportar un nivell d’estrès institucional important perquè la resistència al canvi va generar certes friccions. Malgrat tot, estan satisfets del nivell assolit.

La col·laboració de l’arxiu, des del primer moment, en la implantació de l’e-Administració ha estat fonamental i ha suposat considerar aspectes de gestió documental (com per exemple el quadre de classificació) aprofitant les noves perspectives. 

En aquests moments s’ha elaborat un Model de Gestió Documental (pendent d’aprovació), que defineix aspectes que fins ara no s’havien tingut en compte en el sistema de gestió administrativa i que comportarà repensar i redefinir aquest sistema per a garantir la correcta gestió documental.

També s’ha elaborat un projecte per poder treballar amb garanties la gestió de les imatges. L’allau d’imatges digitals dels darrers anys fa que sigui necessari disposar de les eines de gestió per poder classificar, inventariar i garantir la preservació de tot aquest material.

Peculiaritats

L’AMSAB és un arxiu que té pateix importants mancances pel que fa al seu equipament i als seus recursos. Pertany a un municipi d’uns 28.000 habitants i només té una persona que hi treballa. Això comporta la impossibilitat de realitzar part de les funcions que són pròpies als arxius, com és la difusió. Malgrat aquestes mancances l’arxiu gaudeix del reconeixement tant a nivell extern com intern.

Entre les seves peculiaritats destaquen la gran quantitat de feina a fer i la implicació activa del servei amb l’administració electrònica; això permet situar-se en una posició de força per demanar recursos.

Visió Professió

Segons la Mercè Aymerich, vivim un moment molt complex. Per una banda, la professió ha aconseguit visibilitzar-se  en les organitzacions donat que les aportacions que podem fer en l’àmbit de la transparència, protecció de dades i governança de dades és molt important. Però malgrat això, ens falta arribar a la població de forma fluïda i fer entendre que els arxius som un servei bàsic per garantir la reparació i justícia social i que aquest rol l’assumim de forma activa i amb la participació ciutadana com són les campanyes engegades recentment i que han tingut un fort impacte mediàtic i social com #Arxivemelmoment #Arxivemlacovid-19.

Finalment, el que caldria millorar és la capacitat de comunicar-nos. Deixar de ser un servei vist com a elitista i per això ens cal apropar-nos a la ciutadania, explicar-nos a les escoles, utilitzar un llenguatge senzill. 

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *