ArxiRuta: Arxiu Municipal de Sant Pere de Ribes

19 juliol, 2021 - Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona) i Laura Tomàs Sánchez (directora de l'Arxiu Municipal de Sant Pere de Ribes).

Avui visitem un exemple de la realitat comuna que pateixen la majoria d’arxius municipals del país.

Presentació

L’Arxiu Municipal de Sant Pere de Ribes (AMSPR) es troba en dues ubicacions diferents, una a cada nucli de població, C. Major, 110 a Sant Pere de Ribes, i Plaça Vinya d’en Petaca a les Roquetes. La seva directora és Laura Tomàs Sánchez i la titularitat i gestió correspon a l’Ajuntament de Sant Pere de Ribes.

Edifici Can Puig. Autor Laura Tomàs Sánchez

Història

La història de l’Arxiu Municipal ha passat per diferents etapes, en algunes on ha existit un servei d’arxiu i altres on la manca de personal ha impossibilitat l’accés a la documentació, o com a mínim de forma reglada.

Existeix constància de l’Arxiu Municipal ja en documents del segle XVIII. A finals de la dècada dels 70 i inicis dels 80 del s. XX hi va haver actuacions arxivístiques, és obvi que els criteris arxivístics utilitzats llavors no serien compartits amb les tècniques emprades actualment. Es van dur a terme en aquells temps accions de trasllat de part de la documentació administrativa a l’Archivo Histórico Municipal, a les segones plantes de la Casa Consistorial i de l’edifici de la Plaça de la Vila, número 2.  El treball realitzat sobre part d’aquesta documentació donà com a fruit l’establiment de l’Arxiu Històric del Comú de Ribes. El tractament de la resta de documentació, l’administrativa, restà encara en els arxius de gestió. 

L’any 1991 hi hagué el trasllat de la documentació històrica a Can Salvador Miret, edifici emblemàtic de la Vila, espai que no reunia les condicions necessàries per garantir la correcta conservació de la documentació. El 1996 s’implanta un incipient servei d’arxiu i es finalitza el primer inventari obrint-se l’accés a la documentació a la població en general. 

Durà poc el nou servei d’arxiu, l’agost de 1999 l’Arxiu es queda sense personal i fins al 2006 no hi ha cap mena de tractament arxivístic, i l’accés a la documentació és “gestionada” per personal administratiu de l’Ajuntament. L’any 2004 es creà l’edifici municipal ubicat a les Roquetes i es traslladaren allà serveis territorials, serveis socials i posteriorment recursos humans, i amb el personal tota la documentació dels departaments a un incipient arxiu autogestionat pel mateix personal administratiu.

El 2006 es crea la plaça de tècnic superior d’arxiu i s’estableix l’actual servei d’Arxiu, es modernitzen les instal·lacions a la plaça de la Vila, es trasllada tota la documentació que hi havia encara ubicada a l’edifici de Can Salvador Miret, però una plaga de termites obliga al trasllat definitiu de l’arxiu de Ribes, l’any 2015, a l’edifici municipal de la Masia de Can Puig. L’any 2008 es crea la plaça d’auxiliar tècnic d’arxiu, configurant el que és l’actual plantilla de treballadors.

Edifici Vinya d’en Petaca. Autor Laura Tomàs Sánchez

Fons documentals

L’AMSPR custodia 11 fons i 4 col·leccions, dels quals tres fons són d’organismes públics i la resta privats. El fons més rellevant pel volum és el de l’Ajuntament, un total de 1.563 m/l i un abast cronològic que va de 1620 fins a l’actualitat. La documentació més consultada del fons són les llicències d’obres, existents ja algunes des de finals del s. XIX, les actes del Ple (disponibles al web municipal de 1620 fins a 1948) i padrons municipals.

D’entre la documentació de fons privats cal destacar els dietaris del fons Josep Bertran Miret, consultables íntegrament en el web municipal i que són un reflex de la vida social i política del municipi dels anys 1882-1902 explicada pel farmacèutic Josep Bertran Miret.

L’Arxiu disposa de dos fons fotogràfics importants, d’una banda el fons Jesús Santacana Capella amb fotografies de les primeres festes majors del nucli de les Roquetes i el recentment incorporat, fons de Ramon Ferrer i Soler amb més de 5.000 imatges d’inicis del s. XX fins al XXI on trobem imatges de la nevada de 1962 o els primers pelegrinatges de dones a Montserrat des del municipi.

Recentment s’ha incorporat el fons Ramon Roig Roqué, aquest és important per a la investigació d’aquest personatge assassinat el 1936, d’ideologia conservadora, de gran religiositat i carlista radical, fou director de la revista “Cruz y Españolismo”.

Els documents més antics són els llibres d’actes del Consell Municipal de 1620 i el pergamí del lloguer del Castell de Ribes, únic que tenim a l’Arxiu.

Pergamí de 1620

Personal

A l’Arxiu hi treballen dues persones, la responsable de l’arxiu que és tècnica superior i un auxiliar tècnic d’arxiu.

Edifici

L’Arxiu es troba en dos edificis, a Ribes a l’antiga Masia de Can Puig, un edifici del s. XIX. El dipòsit està situat a la planta subterrània on hi havia el celler. Disposa de prestatgeries compactes, sistema de climatització i sistema de detecció d’incendis.

L’edifici de la Vinya d’en Petaca és un edifici modern, d’inicis del s. XXI, el dipòsit es troba a la planta baixa i disposa de sistema de climatització i de detecció d’incendis.

En ambdós edificis els dipòsits estan dotats  d’un espai per a documentació amb format especial (planeres), es disposa de sala de treball/despatx pel personal, però no hi ha sala de consulta pròpia. A Ribes les consultes es realitzen al despatx i a l’edifici de la Vinya d’en Petaca s’ha habilitat una sala per a la consulta, compartida amb altres departaments.

Els dipòsits en total tenen 602 m2 i una capacitat de 2054,76 m/l.

Dipòsits d’arxiu. Autor Laura Tomàs Sánchez

Serveis

L’AMSPR ofereix assessorament als departaments municipals en matèria de gestió documental a més del servei de préstec i consulta interns. Col·labora activament amb departaments com cultura o promoció econòmica amb relació a muntatge d’exposicions i  material de difusió. Per exemple l’any passat es va fer un vídeo amb el departament de cultura sobre la Festa Major, atès que no es va poder celebrar presencialment: https://www.youtube.com/watch?v=AGTO2roeqOY

En l’àmbit extern s’assessora la ciutadania en les seves consultes, es dona suport a les recerques d’estudiants i investigadors i s’ofereixen visites guiades a petició.

Recentment, l’Arxiu ha estrenat web municipal amb la intencionalitat de fer difusió dels seus fons i de posar a disposició de la ciutadania el màxim de documents possibles en línia: http://arxiu.santperederibes.cat Es tracta d’un web que permet interactuar amb el ciutadà, ja que pot fer comentaris sobre els documents i compartir-los a les seves xarxes socials. Durant temps no hem disposat de les eines necessàries per a fer difusió, per aquesta raó hem apostat per aquesta pàgina web que permeti donar visibilitat a l’Arxiu Municipal. Mensualment, es publica el document del mes tant a la pàgina web de l’Arxiu com en la pàgina de l’Ajuntament.

També podeu trobar l’AMSPR a Facebook: https://www.facebook.com/Arxiu-Municipal-de-Sant-Pere-de-Ribes-137873769620650/ O a la pàgina web de l’Ajuntament: https://www.santperederibes.cat/municipi/arxiu

Digitalització de fotografies. Autor Laura Tomàs Sánchez

Gestió documental

Actualment la implantació de l’Administració Electrònica a l’Ajuntament de Sant Pere de Ribes és a nivell de tots els procediments aprovats per Junta de Govern Local o decret i durant el 2021 s’implantaran tots els que s’aproven al Ple i aquells tràmits que no necessiten aprovació per cap òrgan de govern.

El procés s’inicià el 2015 amb un grup de treball format per personal dels departaments d’informàtica, arxiu, secretaria i intervenció. La primera fase fou la digitalització de tota la documentació que arribava per registre d’entrada i algun procediment senzill. Anys posteriors s’implantaren altres procediments, però el salt es produí el 2020 quan la pandèmia provocada per la Covid-19 ens obligà a teletreballar. El juny de 2020 el grup de treball es planteja la necessitat de passar tots els procediments del format paper a l’electrònic, decidint començar per tots aquells que s’aproven a la Junta de Govern Local i per decret.

Malgrat tot encara resten moltes potes de la gestió electrònica pendent de resoldre: l’arxiu electrònic únic, la codificació de tipologies o la interoperabilitat real amb altres administracions. 

 Visió de la professió

La directora Laura Tomàs creu que els arxivers ens hem de posicionar dins de l’administració pública com a peça clau en matèria de gestió documental electrònica, ja que en molts casos no es compta amb nosaltres creient que només “entenem de paper” o de fer difusió cultural. Hi ha un gran desconeixement de les tasques que fem els arxivers i de la formació multidisciplinària que tenim, malgrat els esforços que ha fet el nostre col·lectiu i la legislació en matèria d’arxius. Molt possiblement necessitem aprendre a fer més màrqueting de la professió.

D’altra banda considera essencial la bona sintonia amb els equips d’informàtica en matèria de gestió documental electrònica, cadascun de nosaltres tenim un paper rellevant i ens  complementem i ens entenem molt més del que ambdós col·lectius podem pensar.

En aquest temps que vivim de teletreball i de confinaments, hem de reivindicar més que mai l’accés a la informació, formar part de les polítiques d’accés i de transparència. I no menys important hem de fomentar l’accés a la cultura i al patrimoni, i no només als investigadors, sinó a tothom amb webs que no siguin complexes i plenes de terminologies específiques del món dels arxius per a fer recerques i que en moltes ocasions el ciutadà no entén, fent que desisteixi en l’intent d’acostar-se als arxius. Cal fomentar la diversió i l’oci cultural també en els arxius.

En resum hem de fer un treball de màrqueting intern per aconseguir que se’ns reconegui el nostre paper dins de l’administració electrònica, i d’altra banda hem de seguir treballant en la difusió cultural, adaptant-nos a les tendències actuals.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *